Informativa sulla privacy - attività e incontri online

Ai sensi dell’art. 13 del Regolamento 679/2016 UE e della normativa vigente in Italia in materia di trattamento dei dati personali, Vi informiamo di quanto segue.

a1) Titolare del trattamento

Il Titolare del trattamento è Fondazione Milano - Scuole Civiche di Milano FdP, con sede legale in via Alzaia Naviglio Grande n. 20, 20144 - Milano, C.F. 97269560153, P.I. 13212030152, email: info@fondazionemilano.eu, PEC: fondazionemilano@pec.it, in persona del legale rappresentante pro tempore, dottor Stefano Mirti, Presidente della stessa.

a2) Responsabile della Protezione dei Dati (RPD / DPO)

Il Responsabile della Protezione dei Dati è l' Avv. Aldo Benato, con studio legale in Via Montebelluna di Salvarosa, 55/A, 31033 Castelfranco Veneto (TV), PEC aldobenato@pec.it.

b) Finalità del trattamento e dati trattati

I dati personali (anche particolari) sono trattati dal Titolare per lo svolgimento delle funzioni istituzionali dell’Ente, che consistono nell’erogazione di un servizio di alta formazione professionale e artistica secondo le modalità previste dalla Carta dei Servizi e dalle disposizioni generali dell’Ente nonché per lo svolgimento delle relative attività. In particolare, la presente informativa è relativa ai trattamenti di dati posti in essere mediante piattaforme social o di streaming/videoconferenza (a titolo esemplificativo ma non esaustivo: Google Duo, Google Meet/Hangouts, Zoom, Skype). Ciò potrà comprendere, a vario titolo, webinar, seminari online, conferenze o videoconferenze in diretta (live) o in streaming, ecc… I principali tipi di dati trattati sono i seguenti: credenziali di accesso alla piattaforma, indirizzo ip di collegamento, riprese fotografiche e filmiche dei partecipanti alla sessione online, domande e risposte a domande, commenti vocali, commenti tramite chat.

I dati così raccolti sono “minimizzati”, cioè adeguati, pertinenti e limitati a quanto strettamente necessario rispetto alle finalità di cui sopra. I dati saranno inoltre trattati mediante banche dati informatiche in locale e/o in cloud. Il trattamento, ad ogni modo, non comporta alcuna attività di profilazione degli interessati.

Tali trattamenti verranno effettuati adottando le misure idonee a garantirne la sicurezza.

c) Base giuridica del trattamento

I dati saranno trattati:

- su base giuridica contrattuale nonché ai fini dell’esecuzione di un compito di interesse pubblico, per quanto concerne il trattamento principale relativo all’erogazione di contenuti informativi e didattici mediante apposite piattaforme online;

- su base giuridica legislativa, per quanto concerne il trattamento imposto dagli adempimenti obbligatori previsti dalla normativa vigente.

d) Legittimo interesse del Titolare

Il trattamento dei Vostri dati non avviene per il perseguimento di un legittimo interesse del Titolare del trattamento o di terzi.

e) Destinatari dei dati personali

I Vostri dati personali saranno comunicati solo:

• ai soggetti direttamente e necessariamente coinvolti nella gestione delle suddette attività, previamente incaricati al trattamento dei Vostri dati personali;
• ai soggetti esterni con i quali siano in essere contratti o accordi di servizi finalizzati alla fruizione da parte degli interessati dei servizi stessi. Tali soggetti, dalla comprovata affidabilità, saranno previamente nominati Responsabili del trattamento a cura del Titolare, con specifiche istruzioni necessarie all’adempimento della normativa in tema di tutela dei dati personali, con particolare riferimento agli aspetti relativi alla sicurezza dei dati;
• alle Pubbliche Autorità che ne dovessero fare lecita richiesta.

In ogni caso, alcune informazioni relative all’attività online così come sopra specificata (a titolo esemplificativo ma non esaustivo: riprese audio e video) potranno essere portate a conoscenza di ciascuno degli altri partecipanti alla sessione online.

In taluni casi, parte degli incontri, dei seminari o delle videoconferenze potrà essere condivisa con gli studenti di Fondazione Milano esclusivamente per finalità didattiche o di studio personali.

Non verranno invece diffusi, in alcun modo, i dati personali inerenti agli incontri svoltisi online.

f) Trasferimento dei dati verso paesi terzi

I dati personali sono conservati, in linea di massima, su server all’interno dell’Unione Europea. Tuttavia, in conseguenza dell’utilizzo di alcune piattaforme online, i dati potranno essere trasferiti negli USA, nella misura in cui il gestore della piattaforma abbia adottato meccanismi di garanzia come ad esempio le BCR –Binding Corporate Rules (Norme Vincolanti di Impresa) oppure abbia aderito a specifici protocolli (es. Privacy Shield). Laddove si verificasse una simile evenienza, verrebbero adottate le più stringenti misure di sicurezza logistico-informatiche atte a prevenire ed impedire il rischio di accesso ai medesimi da parte di soggetti non autorizzati o per finalità differenti di quelle di cui al precedente punto b).

g) Durata di conservazione dei dati

I Vostri dati personali saranno trattati e conservati dal Titolare del trattamento per il tempo strettamente necessario allo svolgimento dell’attività online, nonché all'adempimento di obblighi derivanti dalla normativa vigente. In ogni caso, nessun dato personale trattato sarà conservato oltre il limite massimo di 10 anni.

h) Diritti dell'interessato

Gli interessati hanno il diritto di ottenere dal titolare, nei casi previsti, l'accesso ai dati personali e la rettifica o la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento che li riguarda o di opporsi al trattamento. Costoro potranno inoltre esercitare il diritto alla portabilità dei propri dati personali (artt. 15 e ss. del Regolamento)

Per tutti i casi menzionati sopra, se necessario, il Titolare porterà a conoscenza dei soggetti terzi, ai quali i dati personali debbano essere comunicati, l’eventuale esercizio dei diritti da parte Vostra, ad eccezione di specifici casi (es. quando tale adempimento si riveli impossibile o comporti un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato).

i) Diritto di revoca del consenso

I Vostri dati personali vengono raccolti in un contesto finalizzato alla promozione e fruizione dell’attività informativa e didattica così come erogata dal Titolare del trattamento e, pertanto, non richiedono un consenso.

l) Diritto di reclamo

Contro il trattamento o le modalità del trattamento dei Vostri dati potete proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, con sede a Roma. In alternativa, potete adire le opportune sedi giudiziarie.

m) Obbligatorietà dei dati

Tutti i dati richiesti e raccolti sono da intendersi come obbligatori in quanto necessari per poter correttamente utilizzare i servizi e le piattaforme con cui si realizzano tali attività, incontri, seminari, webinar online. Il mancato conferimento dei dati comporta pertanto l’impossibilità di usufruire di quanto appena elencato.

n) Norme di Comportamento

Si ricorda a tutti gli utenti che, a vario titolo, partecipano a tali incontri e attività online, l’obbligo di rispettare le norme previste in tema di privacy e le seguenti norme di comportamento.

L’interessato si impegna pertanto:

• a conservare in sicurezza e mantenere segreta la password personale di accesso e a non consentirne l'uso ad altre persone;
• a comunicare immediatamente al Titolare l’impossibilità ad accedere al proprio account, il sospetto che altri possano accedervi nonché episodi come lo smarrimento o il furto della password;
• a non consentire ad altri, a nessun titolo, l'utilizzo del proprio account o delle proprie credenziali con cui ci si è registrati nelle piattaforme social e di videoconferenza per partecipare ad incontri/attività;
• a non diffondere eventuali informazioni riservate di cui venisse a conoscenza, relative agli altri utilizzatori del servizio o partecipanti alla medesima sessione online;
• ad osservare le presenti norme di comportamento, pena l’espulsione dalla sessione online in corso e la successiva esclusione da potenziali e successive attività quali corsi, conferenze online e dei progetti a ciò correlati;
• a non caricare online materiali né diffondere screenshot o fotografie relativi alle attività e agli incontri online, salvo l’eventuale consenso dei diretti interessati;
• a non inserire ulteriori dati personali nelle varie piattaforme digitali, salvo quelli strettamente necessari per la fruizione dell’attività e degli incontri online;
• a non caricare, immettere, trasmettere e/o pubblicare, nelle apposite piattaforme, materiali:
• - di natura offensiva, ingiuriosa, diffamatoria, calunniosa, discriminatoria, pornografica o pedopornografica, oscena, blasfema o comunque contrari ai principi dell’ordine pubblico e del buon costume nonché pregiudizievole nei confronti dei terzi ed in particolare dei minori;
• - lesivi del diritto di proprietà industriale o intellettuale altrui ovvero violativi delle disposizioni in materia di privacy (ad esempio, divulgazione e diffusione di alcune categorie particolari di dati personali ex art. 9 GDPR oppure di dati giudiziari ex art. 10 GDPR);
• - tali da arrecare molestia alla quiete pubblica o privata ovvero idonei a cagionare un danno, diretto o indiretto, a chiunque oppure ancora tali da incoraggiare i terzi a mettere in atto condotte illecite passibili di responsabilità in sede civile e/o penale;
• - che contengano pubblicità o virus ed altri programmi volti a danneggiare o a interferire con il corretto funzionamento dell’attività.

L’interessato si assume la piena responsabilità di tutti i dati da lui inoltrati, immessi, creati e gestiti attraverso le piattaforme utilizzate per le attività e gli incontri online.

In caso di gravi violazioni delle presenti regole di comportamento, Fondazione Milano si riserva la facoltà di adire la Magistratura in ogni sede più opportuna.